De fleste kender fra arbejdspladsen, at det handler om at arbejde effektivitet og udnytte de givne ressourcer til det maksimale. På denne måde skabes der unikke muligheder for at øge kommunikationen og ikke mindst udbyttet. Derfor er der altid gode grunde til at undersøge markedet for systemer, der netop kan gøre en forskel og forbedre ressourceplanlægningen.
Problemer med planlægning går ud over flere parter
Der kan i det daglige arbejde opstå problematikker af den ene eller den anden årsag. I mange sammenhæng kan dette dog undgås ved at investere i et komplet system, der sikrer en optimal ressourceplanlægning. Dette er på baggrund af, at mange vil kunne kende sig enig i det følgende scenarie. Der er opstået en unik mulighed for at få en aftale i hus eller blot en god íde, som kræver muligheden for at få et ledigt mødelokale. Der står et lokale ledigt, så der arrangeres et møde senere på dagen. Imidlertid bliver lokalet optaget, og man er nødsaget til at udskyde mødet eller helt aflyse det. Alt dette er til stor gene for flere parter og i sidste ende går det udover den enkelte virksomhed som helhed.
Dette er blot et af de scenarie, der kan opstå, hvis der ikke er fokus og opmærksomhed på området med ressourceplanlægning. Flere parter vil komme til at kunne mærke dette, blandt andet de følgende
- Receptionisten
- Værten
- Kunden
Det kan være noget af et puslespil at være receptionist, specielt hvis der mangler nogle afgørende brikker. Dette optager utrolig meget tid og energi, der kunne være lagt andre steder i virksomheden og skabe en øget værdi.
Medarbejderen, som er værten til mødet, vil kunne opleve tidsspild og megen energi lagt i at få logistikken til at gå op internt i virksomheden. Dette er en unødvendig faktor i det daglige arbejde, som ikke omsætter en reel værdi for virksomheden.
Sidst er der kunden, som er den afgørende part, der gør en forskel og skaber den egentlige indtjening for virksomheden. Det er vigtigt at opretholde et godt image og yde en service overfor kunden, der ville kunne skades i tilfælde af problemer med planlægning. Man skal huske, at det er førstehåndsindtrykket, der er med til at træffe den endelig beslutning. Når skaden først er sket, så er der ikke meget at gøre.
Ressourceplanlægning skaber vigtig værdi
Vælger man som virksomhed at investere i et komplet mødebooking system vil man effektivt øge ressourceplanlægningen internt i virksomheden. Dette er med til at skabe et overblik over virksomhedens kapacitet og gøre hele processen væsentlig mere tilgængelige for alle parter. Her vil følgende være tilgængelig i et enkelt system
- Udnyttelse af mødelokaler
- Bestilling af catering
- Booking af nødvendige ressourcer
Valget af et sådanne system vil øge hele fleksibiliteten på arbejdspladsen, der vil have muligheden for at reservere mødelokaler efter behov og lettilgængeligt. Ressourceplanlægningen øges endvidere ved muligheden for at bestille serviceydelser direkte ved bookning af mødet. Dette skærer væsentlige led væk, og kommunikationen forbedres markant internt i virksomheden, der har et imponerende overblik.